Règles de confidentialité
Charte déterminant la politique du SIDEC relative aux données à caractère personnel
1. PRÉAMBULE
La présente charte présente les engagements du SIDEC pour la protection des données personnelles collectées dans le cadre de ses activités. Elle pourra être adaptée à tout moment afin de se conformer à toute évolution règlementaire ou organisationnelle en la matière. La présente charte fut établie dans l’objectif de tenir compte au mieux dans le cadre de nos activités des dispositions relatives au Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixant le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Le RGPD crée un cadre harmonisé et renforcé de la protection des données à caractère personnel et renforce les devoirs et responsabilités de ceux qui collectent les données. Cela signifie qu’il y a lieu de se doter d’une politique vertueuse permettant de s’engager dans une politique visant la protection de la vie privée. Pour la bonne compréhension du RGPD et de la présente charte, les différents sujets y évoqués sont traités ci-après sous forme de questions afin d’élucider au mieux la façon dont sont traitées les données à caractère personnel auprès du SIDEC.
2. QUELS SONT LES OBJETIFS DE LA PRÉSENTE CHARTE ?
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle le SIDEC est tenue en application du RGPD et de formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel. Les présentes dispositions traitent prioritairement les données collectées auprès des personnes externes et ne concernent qu’indirectement les données traitées dans le cadre des ressources humaines affectées directement ou indirectement au SIDEC, y compris les mandataires politiques constituant les organes du syndicat. La protection de leurs données personnelles est réglée par des modalités organisationnelles d’ordre internes.
3. QUI EST RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNEES ?
Le SIDEC est responsable du traitement des données à caractère personnel. Cela signifie que nous gérons les données en toute confidentialité, que nous avons pris des mesures de sécurité afin de protéger vos données contre la perte, l’accès non autorisé ou le vol, et que les données seront supprimées au plus tard qu’elles ne servent plus à la finalité à laquelle elles sont destinées.
4. QUELS SONT NOS PRINCIPES GÉNÉRAUX DE TRAITEMENT DES DONNÉES?
Le SIDEC se limite au traitement de données de clients et de contacts strictement nécessaires à l’exécution de ses missions d’intérêt public, au respect d’une obligation légale, à l’exécution de contrats ou de services ou bien dont le traitement a été autorisé par la personne concernée.
5. QUELS TYPES DE DONNÉES SONT COLLECTÉS ?
Le SIDEC est susceptible de collecter des données et de constituer un ou plusieurs fichiers comportant des informations qui lui ont été fournies volontairement pour bénéficier d’un service. Ces données sont collectées lors des inscriptions aux services. Ces données sont : celles nécessaires pour prendre contact: identité et identification (nom, prénom, numéro client) et coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de factures des données relatives au suivi de la relation commerciale: quantités, nature et dates quant à l’acceptation des déchets en nos installations
6. QUELLES SONT LES ORIGINES DES DONNÉES?
Les données relatives à nos clients et contacts sont généralement collectés directement auprès d’eux (collecte directe).
7. QUELLES SONT LES FINALITÉS DU TRAITEMENT ?
Selon les cas, le SIDEC traite les données pour les finalités suivantes : gestion comptabilité et facturation gestion des contacts (GRP) service clients gestion des comptes clients communication commerciale souscription à des services organisation d’évènements statistiques
8. QUELLES SONT LES BASES LÉGALES DES TRAITEMENTS?
La relation du SIDEC avec ses clients repose sur les conditions générales des services offerts auxquels la personne concernée par le traitement de données a souscrit. En cas de nécessité et pour des cas particuliers où il n’existe pas de relations contractuelles ou de fournitures de services, le consentement de la personne concernée est indispensable, à moins que le traitement soit légitimé par une base légale.
9. QUELS SONT LES DESTINATAIRES DES DONNÉES TRAITÉES ?
Le SIDEC veille que les données personnelles ne soient accessibles qu’à des destinataires internes. Le transfert de données à des destinataires externes n’est pas prévu si cette option n’a été explicitement mentionnée lors de la collecte des données. Le transfert de données dans le cadre de recouvrement de créances est effectué dans le cadre des bases légales existantes. Les destinataires internes: le personnel habilité du service d’administration générale et de communication, le service de facturation et de comptabilité ainsi que du service des études, de sécurité et de gestion des exploitations. Les destinataires externes: les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances Les destinataires des données à caractère personnel des clients et contacts au sein du SIDEC sont soumis à une obligation de confidentialité prescrite au statut général des fonctionnaires communaux ainsi que dans le cadre des contrats de travail afférents. La consultation et l’accès aux données à caractère personnel est réglé dans le cadre du «manuel des procédures administratives, financières et comptables» à suivre par personnel administratif et technique du SIDEC. Le SIDEC veille d’éviter dans la mesure du possible tout accès illicite aux données à caractère personnel et de se doter de tous les moyens techniques et organisationnels requis à cet effet. Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité habilitée par la loi à en prendre connaissance. Dans ce cas, le SIDEC n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
10. QUELLE EST LA DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES?
Les données à caractère privé ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation des données peut être définie au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elles et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants : Les données relatives aux registres, livres et pièces comptables, y compris les pièces justificatives sont conservées pour une durée de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice en vertu des dispositions afférente du code du commerce. Les registres des délibérations des organes du SIDEC sont conservés à durée indéterminée Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux. La suppression ou l’anonymisation de données constituent des processus irréversibles et leur reconstitution n’est plus possible.
11. QUELS SONT LES DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES PAR LE TRAITEMENT DES DONNEES?
DROIT D’ACCÈS : Toute personne concernée a le droit de demander si oui ou non des données personnelles le concernant sont traitées et le cas échéant sur la nature des données. La demande doit émaner de la personne elle-même et doit être accompagnée d’une copie d’un titre d’identité et est formulée par écrit à l’adresse suivante : SIDEC, 45 rue Fridhaff, L-9379 Diekirch ou bien à l’adresse e-mail suivante du délégué à la protection des données: dpo@sidec.lu. Pour faire leur demande, les personnes concernées peuvent se servir du FORMULAIRE conçu à cet effet et ayant été déposé en la rubrique «download» au site internet du SIDEC (www.sidec.lu). DROIT DE RECTIFICATION : Toute personne concernée du traitement a le droit d’obtenir que les données personnelles la concernant soient mises à jour respectivement corrigées dans les meilleurs délais. DROIT À L’EFFACEMENT: Pour des raisons précisées ci-après, toute personne concernée a le droit de demander l’effacement des données personnelles le concernant en les circonstances suivantes: les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière; la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement; la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement; la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage; les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite. DROIT À LA LIMITATION DU TRAITEMENT: Toute personne concernée a le droit de demande la limitation du traitement lorsque l’exactitude des données est contestée, le traitement est illicite, le responsable du traitement n’a plus besoin des données ou bien pendant la période de vérification de la légitimité du traitement des données. DROIT A LA PORTABILITE : La personne concernée a le droit de recevoir ses données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. La personne concernée a le droit de transmettre directement ou indirectement ces données à un nouveau responsable du traitement. DROIT D’INTRODUIRE UNE RECLAMATION AUPRES DE LA CNPD: Les personnes concernées par le traitement de leurs données à caractère personnel peuvent introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Commission nationale de la protection des données (CNPD) 15, Boulevard du Jazz L-4370 Belvaux Tél. (+352) 26 10 60 -1 DROIT D’OPPOSITION: La personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment au traitement de ses données personnelles pour des raisons tenant à sa situation particulière ou en cas d’un traitement opéré à des fins de prospection. DROIT DE NE PAS FAIRE L’OBJET D’UNE DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE: La personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision basée uniquement sur le traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou l’affectant de manière significative de façon similaire. DROIT POST MORTEM: Toute personne concernée dispose du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse du SIDEC sus-indiquée.
12. QUELLES SONT LES MESURES A PRENDRE EN CAS DE CONSTAT DE VIOLATION DE DONNEES?
En cas de constat de violation de données à caractère personnel, le SIDEC est obligé à en informer la CNPD dans les meilleurs délais et il en sera pris note en interne au niveau du registre des incidents. Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les personnes concernées, elles en seront avisées par le SIDEC qui leur communiquera les informations et recommandations nécessaires.
13. COMMENT SONT RECENSÉS LES TRAITEMENTS DE DONNÉES?
Le SIDEC s’engage, en tant que responsable du traitement, à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées. Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre.
14. QUELLES MESURES ONT ETE MISES EN ŒUVRE POUR SECURISER LE TRAITEMENT DE DONNÉES?
Le SIDEC a défini et mis en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite. Pour sécuriser les traitements et de prévenir tout accès illicite, un certain nombre de mesures ont été mises en œuvre: gestion des habilitations pour l’accès aux données mesures de sauvegarde interne (antivirus, correctifs de sécurité) processus d’identification conduite de tests de sécurité l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information
15. QUI EST LE DELEGUÉ A LA PROTECTION DES DONNEES ET QUELLES SONT SES MISSIONS ?
Le SIDEC a désigné une déléguée à la protection des données : Madame Peggy Zeimes, dpo@sidec.lu , Tel. (+352) 80 89 83 - 44 La déléguée à la protection des données a pour missions principales d’informer et de conseiller le responsable du traitement ainsi que les agents qui procèdent au traitement, de contrôler le respect du règlement, de dispenser des contacts en ce qui concerne l’analyse d’impact et elle coopère avec l’autorité de contrôle. Les personnes concernées peuvent prendre contact avec la déléguée à la protection des données au sujet de toutes les questions relatives au traitement de leurs données.
16. A QUI PUIS-JE M’ADRESSER POUR RECEVOIR DE PLUS AMPLES INFORMATIONS
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter le SIDEC par courrier postal à l’adresse 45 rue Fridhaff à L-9379 Diekirch ou bien par courrier électronique à l’adresse dpo@sidec.lu. Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNPD www.cnpd.lu En foi de quoi, les membres du Bureau du SIDEC ont signé la présente Charte. Fait à Diekirch le 28 juillet 2025